飲み会幹事の事前準備

１、日にちを決める。

出欠表は回覧で回してもらうのがおすすめです。

なぜなら、社内メールや掲示板ですとレスポンスをしない人がいるからです。

この人たちの意見を聞くのに手間がかかります。

回覧ならば次の人に回さないといけないため、「レスし忘れた！」ということが無くなります。

大幅に手間が省けます。

手間は極力省くようにしていった方がいいです。

本業が忙しいですし、幹事の仕事は片手間に済ませたいものですから。

２、店・メニューを決める

基本、幹事がいいと思う店を候補にして構いません。

しかし、こういった大勢の忘年会や部会の場合、美味しいお店というのは勿論なのですが、それよりも味は無難でいいから駅から近くて雰囲気がいい所、そして体裁がいいお店の方がいいと思います。

少人数の課会ならば全員にお伺いを立ててもいいのですが、何十人もいる場合は全員に聞いていたら収拾がつきません。

お店の候補を挙げたら直属の上司に相談、報告してみましょう。

会社にはならわしというものがあります。

それに乗っ取った方が断然楽だからです。

「○○さんは海鮮がダメなんだ」や「前回そのお店だったんだよ」などの情報を上司の方はきっと教えてくれることでしょう。

上司の意見を充分に考慮して、お店を決めて予約を取りましょう。

相談に乗ってもらったその上司に、予約する前に「このお店に決めます！」と報告しておきましょう。

とにかく上司は心強い味方です。

見てないようですが、あなたの事を心配してくれています。

異存はいけませんが、相談や報告をすると足りない点を補ってくれます。

新規にお店を見つけたのであれば実際に足を運んでお店を見て、店員さんと相談することもありだと思います。

目で見ておけば雰囲気がつかめます。

見ておくと安心です。

３、日時・場所・メニューを告知する。

グループウェアや社内掲示板に宴会の日時などの詳細を明記しましょう。

４、席順を決める。

席順はくじ引きがいいでしょう。

仲いい人で固まってしまうと宴会の盛り上がりにかけることがあります。

社長や部長はくじ引きをせずにいい席で固定しましょう。

私の経験上、くじ引きの席はとてもいいです。

なぜか各エリアのバランスがとれるんです。

男性が多いようであれば、男性の間に女性が座るようにくじを作ると更にいいでしょう。

くじも当日までに全員に引いてもらいましょう。

５、支払い方法を考えておきましょう。

私はクレジットカードを作って支払いしました。

なぜならポイントが付くからです。

40人の部会の場合、1人4000円の予算として約16万円分のポイントになります！

私は大変な感じなポイントをもらうくらいいいと思います。

このくらいは報われてもいいでしょう。

私の会社の幹事はやらされている感が強かったので、歴代の幹事たちはみんな個人のクレジットカードで支払っていました。

ところが、たまに宴会幹事がポイントをもらうことに物言いをつける人がいます。

その場合、笑顔でこのように切り返しましょう。

「○○さん、幹事されます？幹事変わってもいいですよ？」と言ってあげましょう。

そうすると言われた側は、「大変な役をやってるんだからこのくらいいいかな。」と気付きます。

他の人だって「幹事は大変だし、そのくらいいいじゃない。ポイントやって幹事やらせとけ！」っていいますよ。

私もポイントくらいで幹事を変わってくれるなら、喜んで変わってもらいます。

社会人は気付かせてあげるように仕向ける言葉がけが大切です。

それと、色々と上司に幹事としての準備の相談や報告をしておけば、「あいつは頑張ってるんだからポイントくらいいいじゃないか。」ということになるもんです。

しかしながら、郷に入っては郷に従えです。

私の会社のように幹事がカードで支払ってもいいという慣習がないのであれば、歴代の幹事たちはどうしたのか先輩に聞いてみるのがいいでしょう。

通常業務を含めて会社のイベントは何事もならわしに添うことが大切です。

上司や先輩に聞きながら進めることが一番いいと思います。